Hovioikeus
Esityksen mukaan 12:än lisättäisiin uusi 6 momentti, jossa säädettäisiin Tuomioistuinviraston oikeudesta käyttää tilastointi- ja raportointijärjestelmään tallennettuja tietoja. Tuomioistuinvirasto totesi, että ehdotuksessa ei ole tarkemmin määritelty sitä, mitä raportoinnilla käytännössä tarkoitetaan ja miten se eroaa tilastoinnista. Ehdotuksessa ei ole arvioitu myöskään sitä, mitä henkilötietojen käsittelyn näkökulmasta tarkoittaa Tuomioistuinviraston oikeus hakea esiin ja käyttää raportointi- ja tilastointijärjestelmään tallennettuja tietoja. Tuomioistuinviraston mukaan ehdotusta olisi syytä täsmentää niin, että Tuomioistuinvirastossa tapahtuvan tietovarannon tietojen käyttämisen käsittelyperusta olisi täsmällinen ja tarkkarajainen.
Lain nimike ja käsitteet sekä tietovarannon rakenne, ylläpito ja käyttötarkoitus
Tietojärjestelmälain 3 §:n 2 kohdan mukaan laissa tarkoitetaan syyttäjäviranomaisella yleisistä syyttäjistä annetussa laissa (199/1997) tarkoitettua yleistä syyttäjää. Yleisistä syyttäjistä annettu laki on kumottu syyttäjälaitoksesta annetulla lailla (439/2011), joka puolestaan on kumottu lailla Syyttäjälaitoksesta (32/2019). Uusimman lakimuutoksen myötä syyttäjälaitoksen organisaatiota muutettiin 1.10.2019 lähtien siten, että Valtakunnansyyttäjänvirastosta ja sen alaisuudessa toimivista syyttäjänvirastoista muodostettiin yksi Syyttäjälaitos-niminen virasto. Tietojärjestelmälaissa ei enää ole tarvetta määritellä syyttäjäviranomaista. Lakiin tulisi päivittää syyttäjäviranomaisen tilalle Syyttäjälaitos.
Tiedonhallintalain 18 §:n mukaan valtion virastoissa ja laitoksissa toimivien viranomaisten, tuomioistuimien ja valitusasioita käsittelemään perustettujen lautakuntien on tiettyjen edellytysten täyttyessä turvallisuusluokiteltava asiakirjat. Valtioneuvoston asetuksella asiakirjojen turvallisuusluokittelusta valtionhallinnossa (1101/2019) on annettu tarkempia säännöksiä turvallisuusluokittelusta. Valtiovarainministeriön muistiossa 28.11.2019 on todettu asetuksen soveltamisalasta muun muassa seuraavaa: ”Voimassa on säännöksiä koskien oikeudenkäynnin ja oikeudenkäyntiasiakirjojen julkisuutta, esimerkiksi laki oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa, joihin sisältyy erityissääntelyä koskien oikeudenkäyntiasiakirjojen julkisuutta ja salassa pidettäviä oikeudenkäyntiasiakirjoja. Mikäli asiakirja on esimerkiksi mainitussa laissa tarkoitettu oikeudenkäyntiasiakirja, sen julkisuus ja toisaalta salassapito oikeudenkäyntiasiakirjana ei lähtökohtaisesti määräydy tiedonhallintalain 18 §:n 1 momentissa tarkoitettujen julkisuuslain 24 §:n 1 momentin kohtien perusteella. Ehdotettu asetus ei siten soveltuisi tällaisen asiakirjan käsittelyyn oikeudenkäyntiasiakirjana oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa annetun lain soveltamisalaan kuuluvissa tuomioistuimissa.” Muistiossa ei ole erikseen otettu kantaa hallintotuomioistuinten oikeudenkäyntiasiakirjojen käsittelyyn. Muistion mukaan yleisten tuomioistuinten ei tule turvallisuusluokitella oikeudenkäyntiasiakirjoja tiedonhallintalain 18 §:n nojalla annetun asetuksen mukaisesti. Siksi ei ole myöskään mahdollista tehdä turvallisuusluokkiin perustuvaa jaottelua sille, mitä salassa pidettäviä asiakirjoja voisi katsoa oikeushallinnon valtakunnallisesta tietovarannosta ja mitä ei.
Tuomioistuinvirasto, Turun hovioikeus, Kymenlaakson käräjäoikeus ja Pohjanmaan käräjäoikeus kannattivat poistoaikojen pidentämistä, koska se keskittäisi tietopyyntöjen käsittelyä Oikeusrekisterikeskukselle, keventäisi tuomioistuinten hallinnollista työtaakkaa sekä edistäisi tiedotusvälineiden ja tutkijoiden tiedonsaantia. Tuomioistuinvirasto ja Turun hovioikeus pitivät esitystä hyödyllisenä myös siksi, että poikkeavat säilytysajat eri järjestelmissä ovat perustuneet osajärjestelmien eri käyttötarkoituksiin. Tuomioistuimille parhaillaan kehitettävät uudet lainkäyttöasioiden asianhallintajärjestelmät AIPA ja HAIPA eivät kuitenkaan enää jakaudu erikseen diaaritietojen ja ratkaisutietojen osajärjestelmiin, vaan lainkäyttöasiaan liittyvät tiedot käsitellään uusissa asianhallintajärjestelmissä samalla lainkäyttöasialla. Valtakunnalliseen tietojenkäsittelyyn liittyvien käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien toteuttaminen uusiin järjestelmiin helpottuu, kun samalle asialle ei tarvitse kehittää erikseen useita eri poistoaikoja.
Pykälän 3 momentin mukaan raportointi-, tilasto- ja arkistojärjestelmän käyttötarkoituksena on tuottaa tilastoja ja muita tietoaineistoja oikeusoloista oikeusministeriölle ja oikeushallinnon viranomaisille toiminnan suunnittelua ja seurantaa varten sekä hallinnonalalla toimivien tutkimus- ja selvitystehtäviä hoitavien yksiköiden käyttöön. Järjestelmän avulla tuotetaan raportti- ja tilastotietoa, joita oikeushallinnon viranomaiset tarvitsevat muun muassa oman toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi käsittelyaikojen kestoon ja käsiteltyjen asioiden määrään liittyvät raportit. Lisäksi oikeusministeriö ja Tuomioistuinvirasto tarvitsevat järjestelmän tietoja oikeushallinnon viranomaisten ohjaustehtäviä varten. Osajärjestelmän käyttötarkoitukseksi ei ole säädetty arkistointia, eikä järjestelmä tosiasiallisestikaan toimi oikeushallinnon viranomaisen ratkaisutietojen tai muunkaan asiakirja-aineiston arkistointipaikkana vaan raportointi- ja tilastointijärjestelmänä. Osajärjestelmän nimestä tulisi siten poistaa arkisto. Tekninen sanamuutos tulisi tehdä kaikkiin pykäliin, joissa arkistointijärjestelmä mainitaan. Lisäksi tilasto tulisi päivittää tilastoinniksi kaikissa pykälissä, joissa se mainitaan.
Tiedonhallintalain 23 §:n mukaan viranomainen voi avata katseluyhteyden toiselle viranomaiselle tietovarannon sellaisiin tietoihin, joihin katseluoikeuden saavalla viranomaisella on tiedonsaantioikeus. Edellytyksenä katseluyhteyden avaamiselle on, että katselumahdollisuus on rajattu vain yksittäisiin hakuihin, jotka voivat kohdistua tiedonsaantioikeuden mukaisesti tarpeellisiin tai välttämättömiin tietoihin, ja että tietojen hakemisen yhteydessä selvitetään tietojen käyttötarkoitus. Myös tämän takia tietojärjestelmälain 12 §:n mukainen oikeus tietojen käyttämiseen oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi tulisi rajata ratkaisutietoihin ja –asiakirjoihin. Lisäksi AIPA- ja HAIPA-järjestelmät tulisi rakentaa niin, ettei tietojen katselu valtakunnallisesta tietovarannosta ole mahdollista ilman hakuperusteen eli käyttötarkoituksen merkitsemistä.